Procesos y Operaciones

Las operaciones son una parte fundamental de cualquier negocio y por eso se hace imperativo estudiarlas apropiadamente. Si nos atenemos a la definición de operaciones que di en aquella entrada allá por agosto del año pasado, estas son todas aquellas tareas, actividades o procesos cuya finalidad es producir y hacer disponible el bien o servicio para el cliente. Y el modelo operativo es justamente la forma en que funcionan las operaciones. Es como si me presentaran un dispositivo, digamos una radio. Una cosa es un plano detallado del aparato y otra muy distinta un esquema de funcionamiento, que me explica sus principios y sus características. Esto último es el equivalente del modelo operativo (MO). Generalmente en el MO se incluye a los procesos o grupos de procesos que son parte de las operaciones. El diseño del mismo debe ser preciso y sintético, representado generalmente a través de una gráfica que también hace a su comprensión y diseño. El MO es una herramienta conc

El modelo de negocio y los objetivos del negocio, una vez que fueron formulados, se transmiten a todas las áreas, incluyendo al área de operaciones. A partir de ello el área de operaciones debe definir sus prioridades competitivas para poder contribuir a los objetivos del negocio. Es entonces a partir de esta definición de prioridades competitivas que se genera la estrategia de operaciones. La literatura específica ha logrado desarrollar una serie de variables que pueden definir esta estrategia, pero más allá de este ejercicio académico de clasificar y rotular, es importante definir una estrategia de operaciones y comunicarla claramente. Estas prioridades competitivas son las características generales que tiene que tener la operación. Se puede mencionar entre otras la rápida entrega, la flexibilidad, la calidad del producto, etc. Es importante en este punto recordar el concepto de los trade-off, porque ninguna operación podrá desarrollar todas las prioridades competitivas a

Muchas veces me suelo encontrar con personas que se sienten frustradas al momento de estandarizar porque encuentran que todo lo que se hace en su sector o empresa no son más que excepciones. Esto, por supuesto, no es más que una sensación, porque la verdad es que hasta la gestión de las excepciones se puede estandarizar. Miremos un ejemplo de un centro de atención de reclamos, en donde todos los reclamos que llegan son distintos y requieren una investigación especial y luego finalmente se puede dar una respuesta al cliente. Queda claro que, en este ejemplo, cada caso que llega es único, al igual que la investigación que es necesario realizar para poder dar respuesta al reclamo, por lo que no es posible estandarizar todo el proceso. Pero siempre va a ser posible procedimentar detalladamente la forma en que se reciben los reclamos, la forma en que se derivan y la forma en que se responden al cliente. Este es uno de los ejemplos más obvios, pero nos demuestra que siempre hay

Muchas empresas tienen procesos algo caóticos y funcionan. Esto no es una locura. Sin embargo, llega un punto en que el orden es necesario para escalar el negocio o para responder al requerimiento de un nuevo cliente. Pero es justamente ese caos el que le imprimía dinamismo a la organización y muchas veces el orden tiende a paquidermizarla. Al momento de formalizar como se trabaja en una empresa se debe pensar en muchas cosas y entre ellas hasta qué punto es necesario burocratizar las cosas. Una empresa que quiere expandirse globalmente lamentablemente tiene que tornarse más burocrática, porque harán falta más autorizaciones, más revisiones y todo esto se hace para ganar control. Pero esa formalización debe ser suficiente y no excesiva, porque he visto casos en los que se diseñan procesos sofisticados, con controles excesivos y prácticamente innecesarios. Y esto se torna en una excusa perfecta para que nadie siga el proceso. Pero esta gran organización que quiere expandirse gl

Hoy se ha puesto de moda este tema de los procesos y por eso se puede ver muchas empresas que montan áreas que se dedican a este tema, incurriendo en gastos adiciones e incluso en ineficiencias. Si bien debe haber alguien que tome sobre sus hombros la función de procesos, esto no implica que deba haber un área completa dedicada a esto. Para empresas muy pequeñas es recomendable la intervención de un consultor experto que pueda no sólo ofrecer su servicio de asesoramiento, sino que con su intervención también de alguna forma capacite a los distintos responsables de área para que puedan adoptar las funciones de procesos dentro de sus propias áreas. Luego se puede solicitar la intervención puntual del consultor para temas específicos o cuestiones particulares. Con este esquema se opera al menor costo. En empresas medianas ya es necesario que algún área sea responsable de la función de procesos. Puede ser el área de calidad, de aseguramiento de la calidad, de operaciones o cu

En muchas organizaciones se puede ver una completa separación entre aquellos que venden y aquellos que hacen. Los que venden salen desesperados a vender lo que sea y luego los que hacen se encuentran con que no es posible cumplir. Y comienzan los conflictos. Yo soy de los que creen que hay que aprovechar todas las oportunidades comerciales que se presenten, incluso si eso implica estresar las operaciones. Sin embargo, lo que nunca puede suceder es que esto sea una sorpresa. Ante una nueva oportunidad comercial uno puede optar por forzar o no a las operaciones para cumplir. Pero lo que no puede pasar es que no haya una decisión pensada detrás la acción. Muchas veces quienes venden empeñan su palabra, firman el contrato y las operaciones sólo se enteran de todo una vez que no hay más nada para negociar. Y tal vez las operaciones podrían haber contribuido durante la negociación, detectando, por ejemplo, algún costo oculto de atender a este cliente, lo cual hubiera redundado e

Durante el año tuve varias entradas vinculadas a los procesos y a la forma en que deben ser diseñados. Es importante comprenderlo: no existen los procesos perfectos, sino los procesos necesarios para cumplir con mis objetivos. Esto parece una obviedad, pero es habitual encontrarse en las empresas con una mentalidad enfocada al “perfeccionismo” y no a la realidad. Se habla mucho de “best practices” y en lo que se refiere específicamente a procesos yo creo que tal cosa no existe. Podrá haber algunos elementos básicos que pueden ser considerados cuestiones específicas del negocio y que son comunes a las empresas de un sector (por ejemplo que no se debe cortar la cadena de frío de los lácteos) pero esto no significa que existan “best practices”. Los procesos deben construirse teniendo en cuenta la estrategia de operaciones de la empresa y claramente deben acompañar a estas capacidades que se desea privilegiar y desarrollar. No tiene sentido enfocar los procesos a deleitar al cli

Quienes han ya leído varias entradas imaginarán que la respuesta que voy a dar en esta entrada no va a ser tan lineal. Siempre nos sorprende lo mal que atienden las compañías telefónicas a sus clientes particulares. Esperamos eternamente a que alguien nos atienda, nunca solucionan nada, etc. Evidentemente a estas empresas no consideran importante el servicio al cliente. Pero esta percepción cambia cuando vemos cómo tratan a otros canales. Cuando me mudé al departamento en el que estoy hoy, contraté los servicios de mi empresa telefónica, pero en lugar de hacerlo como particular lo hice como PyME. Lo que más me asombró es lo que mejoró el servicio al cliente. Claro que no era perfecto, porque cuando tuve un problema un poco atípico, entonces me tomó semanas solucionarlo. Pero en general fue muchísimo mejor que el que había experimentado antes como cliente particular. Para poder comprender qué es lo que sucede, debemos tener en claro que el servicio al cliente no es una nece

Una vez vi con asombro lo siguiente. En una multinacional automotriz el departamento de marketing lanzaba una promoción de repuestos. Esto estaba claramente diseñado para impulsar las ventas. ¡Y por supuesto que lo hacía! El problema es que en el área de logística, que eran quienes compraban las piezas, se sorprendieron porque el stock había disminuido abruptamente. Al mismo tiempo, la gente de ventas estaba quejándose con el gerente del área de repuestos porque los clientes les pedían repuestos y no tenían. Más allá del caos de comunicación que reinaba en ese lugar y lo aislados que trabajaban las distintas áreas, hay una lección para las operaciones. La gente de marketing suele pensar promociones y cosas muy novedosas, pero lejos de la gente de operaciones. Esto, en la anécdota con la que abrí el post tiene una consecuencia: que no estén disponibles los repuestos que se promocionaban. Entonces, más allá de los problemas que surgirán entre las personas, hubo un desperdicio de

Cuando yo trabajaba para una empresa multinacional, el gerente general convocó a algunos empleados para que compartan un desayuno con él. Entre ellos estaba yo. Y él mismo dijo, cuando contaba sobre los nuevos negocios que estaba encarando la compañía, que la instrucción que le dio a su fuerza de venta era la frase que figura como título de esta entrada: "ustedes vendan, después vemos cómo lo hacemos". Yo en ese momento me horroricé, porque justamente estaba trabajando en el área de operaciones y sabía que eso implicaba un sufrimiento personal. Hoy también me horrorizo, pero porque entiendo lo perniciosa que puede ser esa estrategia para una compañía, si no está todo cuidadosamente alineado para poder responder a esa consigna. Antes de asumir un compromiso con nuestros clientes es fundamental entender si estamos preparados para cumplirlo. Y aunque esto último parezca una perogrullada hay muchas empresas que omiten este paso. Y como toda disociación entre áreas, esto

Los buenos procesos son una buena base para tener una buena operación. Hemos dicho en la entrada anterior que los buenos procesos tienen como característica, entre otras, que pueden ser implementados por una organización. Pero una vez que los procesos han sido implementados es donde comienzan los verdaderos problemas: ahora hay que seguirlos. Para develar el misterios desde el principio: sin disciplina operativa no se puede tener una buena operación. La palabra disciplina suele tener mala prensa, pero no es más que respetar aquello que se acordó previamente. Si hemos acordado que los procesos a seguir son estos, entonces tenemos que seguirlos. Quien no lo hace ha perdido la disciplina operativa. Pero esta disciplina operativa requiere además ser gestionada. Porque quien opta unilateralmente por apartarse de los procesos establecidos, entonces debe recibir alguna penalidad. Sin embardo, en algunas organizaciones, contra lo que se pueda esperar, a veces quienes incurren en este

Es muy fácil decir aquello que no hay que hacer, pero muchos tiemblan ante la pregunta de “Bien, y ahora... ¿cómo lo hago?”. En estas breves líneas no puedo escribir un compendio sobre cómo tener los mejores procesos, pero por lo menos puedo darte una idea de cómo podés hacer para diseñar buenos procesos para tu organización: sea esta una empresa, una ONG o una repartición gubernamental. Lo primero que hay que tener en claro es cuál es la propuesta de valor y la estrategia de la organización. Por ejemplo: ofrecer un producto de calidad media que esté siempre disponible en “tales” lugares. A partir de esto se deben definir las características de las operaciones. Una vez que se tienen estas características la cosa ya es más fácil. Luego corresponde hacer un análisis de los procesos actuales y ver qué se puede mejorar de ellos, siempre considerando estas características que ya se definieron antes. A esto se le llama “vectores de mejora”, porque son los que definen la dirección d

Esta pregunta parece en un principio bastante simple, porque cualquier incremento de productividad redunda en una disminución de los costos y por lo tanto trae mejores resultados para la organización, por más que esta no tenga fines eminentemente comerciales. Sin embargo, hay que tener en cuenta que los clientes o usuarios se acercan a una organización porque los atrae su propuesta de valor, es decir aquello que están ofreciendo. Ningún cliente se siente atraído por un incremento de la productividad o por la eficiencia: yo quiero que me den aquello que busco. Además, en contraposición con otras variables que sí pueden mover al consumidor a pagar más por un producto o servicio (ej: cuestiones de sustentabilidad y medioambiente), la productividad no motiva a nadie. Porque el hecho de que una empresa sea eficiente no va a hacer que yo sea su cliente, a menos que esta eficiencia se refleje directamente en su producto o servicio. Por ende, los incrementos de productividad, a me

La última vez estuvimos conversando sobre los trade-off, es decir que una organización no puede ser buena en todo y por lo tanto tiene que elegir en qué va a hacer foco. La pregunta que ahora surge es si estos trade-off son inevitables. ¿Acaso no puede mi organización escapar a este fatalismo? ¿No puedo ser bueno en muchas cosas a la vez? Existen otras teorías que aseveran que es posible ir volviéndose cada vez mejor en un aspecto hasta dominarlo y luego pasar al siguiente. Es el llamado modelo acumulativo. Entonces uno comienza mejorando la calidad y luego sigue haciendo foco en la entrega, etc. Y con el tiempo domina todas las variables de la estrategia de operaciones. Los estudios realizados al respecto no logran ser concluyentes, ya que existen tanto defensores como detractores para ambas teorías. Sin embargo, como siempre, existe un punto en el que ambas teorías pueden encontrar su aplicación. En el corto plazo los trade-off son inevitables, porque no es posible desa

El concepto de trade-off pretende plasmar lo que por estos lugares llamamos “no se puede estar en Misa y en procesión”. Básicamente no podemos esperar que nuestra estrategia de operaciones ataque todos los flancos posibles y que se desempeñe a la perfección en todos ellos. Para poner un ejemplo: no podemos fabricar barato y de la mejor calidad a la vez. No queda del todo claro si este concepto de trade-off está determinado por la conformación natural de las operaciones o por el hecho de que los recursos no son infinitos y por lo tanto esa restricción económica se terminan plasmando en los ya mencionados trade-off. Sin importar la discusión filosófica detrás de este concepto, lo que no podemos olvidar es que nuestra estrategia de operaciones no puede buscar la perfección, sino destacarse en una o dos dimensiones en particular. En general, y esto es terriblemente acotado, se habla de cuatro dimensiones de la estrategia de operaciones: entrega, costos, calidad y flexibilidad. El

A veces suena por demás evidente que una cosa y otra están vinculadas, pero existen muchas organizaciones que con el tiempo van dejando las operaciones despreocupadamente en manos de sus gerentes, mientras por el otro desarrollan la estrategia. El resultado es que hay una estrategia claramente diseñada y unas operaciones que no tienen absolutamente nada que ver con lo que esa estrategia necesita. Cuando se deja a la función de operaciones evolucionar por su cuenta, esta comienza a definir cuestiones estratégicas, sobre todo orientadas a la productividad, dejando de lado otras competencias que sirven mucho mejor a la estrategia de la empresa. ¿Para qué quiero tener la planta más eficiente del país si lo que produzco no llega cuando el cliente lo necesita? En otras ocasiones se ha adiestrado a las operaciones en un “hágalo como sea” y esto puede ser muy bueno en una etapa de expansión casi descontrolada, pero algo por demás oneroso en un contexto retractivo o incluso de crecimiento

Definir los procesos no es sólo hacer un listado. Para definirlos es necesario previamente tener una comprensión de qué es lo que hacemos y sobre todo cuál es nuestra estrategia de operaciones y nuestro modelo de negocios. Por ejemplo, tomemos el caso de una aerolínea. Independientemente de a donde vuele, cuál es el segmento al que apunta o cuál es su estrategia, es claro que a nivel macro los procesos serán los mismos para todos los participantes de la industria. Esa “lista” de procesos tiene que ser muy similar. Sin embargo, la definición de esos procesos: comprender desde donde hasta donde se extienden, cual es su relevancia y sobre todo cuáles deben ser sus características, cambia radicalmente entre una aerolínea que hace vuelos intercontinentales y una que realiza vuelos domésticos. Ni que hablar de una aerolinea low cost contra una aerolínea convencional. Los procesos son la forma en que la organización va a estar operando y por lo tanto si no están definidos adecuad

Se habla mucho sobre las operaciones, pero a veces sin terminar de definir este término: lo cual lejos de ser una cuestión filosófica tiene implicancias directas sobre el resultado de la empresa. Todos entendemos lo que queremos decir cuando hablamos de un “trabajo operativo”: es aquel que se suele repetir y tiene un alto grado de homogeneidad. Y este puede ser un buen principio para definir las operaciones: repetitivas y estandarizables. Esto último quiere decir que todo lo que hace una empresa tiene algo de operaciones: y es cierto. Una vez alguien me dijo que “todo es operaciones”, pero no creo que una definición tan amplia pueda ayudarnos a entender más el tema. Cuando hablamos de las operaciones de una empresa nos referimos a todas aquellas tareas, actividades o procesos cuya finalidad es producir y hacer disponible el bien o servicio para el cliente, y me refiero al cliente en el sentido amplio, en donde el cliente es aquel destinatario de mi bien o servicio. Por

Este es un blog sobre operaciones y procesos, para repetir un poco el título. No pretendo convertir esto en una base de conocimiento sobre este tema, sino que quiero ofrecer en la web un lugar en donde puedas encontrar todas las semanas pequeñas reflexiones sobre temas concretos. No vas a encontrar abundante información ni artículos largos, simplemente quiero que cada semana, cuando te llegue esta entrada, puedas vos también reflexionar sobre lo que pasa en tu empresa, en tu trabajo o en cualquier otro lugar en donde puedas aplicar esto: porque mucho de lo que vamos a ir discutiendo acá tiene un amplio ámbito de aplicación, por más que se trate de conceptos vinculados generalmente al ámbito empresario. Sé que hoy hay mucha información dando vueltas, pero también creo que una buena síntesis como la que quiero presentarte cada semana te va a robar cinco minutos y espero que contribuya enormemente a tu carrera y a tu organización. Este es sólo un preámbulo: espero que con el tran