Burocratizar el caos

Muchas empresas tienen procesos algo caóticos y funcionan. Esto no es una locura. Sin embargo, llega un punto en que el orden es necesario para escalar el negocio o para responder al requerimiento de un nuevo cliente. Pero es justamente ese caos el que le imprimía dinamismo a la organización y muchas veces el orden tiende a paquidermizarla.

Al momento de formalizar como se trabaja en una empresa se debe pensar en muchas cosas y entre ellas hasta qué punto es necesario burocratizar las cosas. Una empresa que quiere expandirse globalmente lamentablemente tiene que tornarse más burocrática, porque harán falta más autorizaciones, más revisiones y todo esto se hace para ganar control. Pero esa formalización debe ser suficiente y no excesiva, porque he visto casos en los que se diseñan procesos sofisticados, con controles excesivos y prácticamente innecesarios. Y esto se torna en una excusa perfecta para que nadie siga el proceso.

Pero esta gran organización que quiere expandirse globalmente tampoco puede desarrollar procesos tan sofisticados que terminen paquidermizándola por completo, porque de esa forma aquello que la ha llevado al éxito se pierde y se diluye.

Determinar el nivel necesario de formalización es casi un arte, porque implica entrever el punto en el cual se alcanza cierto óptimo entre el orden y la flexibilidad, punto que maximiza el éxito del negocio. No debe olvidarse que, como siempre, la formalización tiene un costo: basta con pensar en las casas matrices de las grandes corporaciones para entender esto.

En el caso de pequeñas y medianas empresas la formalización debe ser suficiente para garantizar el control y sobre todo la estandarización de las tareas más repetitivas, pero generalmente debe minimizarse, confiando más en la motivación de las personas para asegurar el resultado.

Entradas para seguir profundizando este tema: "La obsesión de la formalización"