La elección de la herramienta informática

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¿Cómo elegir un sistema hoy? Se habla de los ERP más comunes, pero la verdad es que estos sólo solucionan una ínfima parte del problema, porque cada negocio requiere aplicaciones específicas, sobre todo para la gestión de las operaciones.

Muchas veces el negocio comienza a analizar los sistemas que se ofrecen en el mercado y realiza una elección en función de variables un tanto difusas. Esto trae como consecuencia que la operación luego tiene que forzar sus procesos para adaptarse al sistema, lo cual termina aniquilando lo mejor del sistema y lo mejor del negocio, para dar como resultado una simbiosis algo mediocre.
Los sistemas, digámoslo una vez más, son una herramienta para tener mejores procesos, pero los sistemas nunca son los procesos. Al momento de elegir un sistema es imprescindible tener previamente diseñados los procesos y a partir de esto, elegir cuál es la mejor herramienta para potenciar estos procesos.

Esto implica que el área de procesos, o quien esté llevando esa función circunstancialmente para el proyecto, debe realizar un análisis de los procesos existentes o bien diseñar los deseados y en función de eso extraer las características que tiene que tener la herramienta informática que se va a adquirir o desarrollar. A esto se le llama definir los requerimientos del sistema.

Estos requerimientos se expresan en forma de necesidad y son requisitos que la herramienta informática tiene que cumplir. De esta forma se toma distancia de lo que es la construcción del sistema y sólo se exige sobre la base de los resultados. Porque en el fondo no nos interesa ni su arquitectura, ni sus pantallas, ni sus campos, sólo que cumpla con lo que necesitamos.

Luego se priorizan los requerimientos y en función de cuál es el sistema que cumple con la mayor cantidad de requisitos prioritarios se elige la herramienta. De esta forma nos aseguramos también que la inversión en sistemas es la necesaria y que no estamos comprando un sistema gigantesco y por lo tanto costoso, para hacer algo sencillo. Porque si hay varios sistemas que cumplen con los requisitos, entonces se elegirá el menos costoso.

No siempre necesitamos el mejor sistema, sino el de menor costo que se adapte a nuestras necesidades.

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