El eterno diseño

Creo que es un gran problema cuando los esfuerzo de mejora quedan en el diseño, lo cual, lamentablemente, es más frecuente de lo que uno cree. En este tipo de proyectos el diseño es algo relativamente rápido y por lo tanto económico, pero las organizaciones comienzan a dudar el momento de implementar estas mejoras, porque requiere una gran inversión en tiempo, esfuerzo y dinero. Pero quedarse en el diseño es también perderse de estos beneficios potenciales.

Tomemos como ejemplo un proyecto de mejora de procesos: relevar los procesos y buscar las mejoras implica aproximadamente el 15% del tiempo total requerido, siendo el otro 85% dedicado a la implementación y control de resultados. Diseñar es relativamente “fácil”, porque sólo implica observar y documentar. Requiere poco tiempo y esfuerzo, por lo que también implica un costo accesible.

Sin embargo, implementar significa modificar la forma en que la gente trabaja, crear nuevos reportes y sistemas de medición, modificar los sistemas informáticos, alterar la cultura organización e incomodar a mucha gente en el camino. Todo esto requiere un importante esfuerzo, mucho tiempo y hasta inversión directa en algunos casos. El costo es mucho mayor y la sensación de caos también. Por eso, a veces, las organizaciones rehuyen a este panorama.

Diseñar sin implementar es hacer un gasto inútil: porque si el diseño no se implementa se terminó pagando por algo que no tendrá uso. Si por cuestiones de costos se decide que el diseño de la mejora no se lleva adelante en un 100%, al menos se puede implementar aquella fracción que sí le parece sensata a la dirección.

Otras veces las organizaciones postergan la implementación, lo cual también tiene consecuencias nocivas. Todo diseño se realiza sobre la base de una situación actual que se observa. En organizaciones poco estructuradas las cosas varían sensiblemente en el tiempo, y no para bien generalmente. Esas variaciones hacen que si se quiere implementar el diseño un año más tarde la situación es distinta y, si bien los elementos sobre los cuales se basó el diseño siguen siendo válidos, el diseño final se torna obsoleto.

Me ha pasado que al llegar a una empresa observo las planillas de cálculos que utilizan como soporte. Sobre la base de lo observado sugiero cambios que orientarían el trabajo, pero que a su vez no son de costosa implementación. Cuatro meses más tarde estas planillas han cambiado y entonces la sugerencia anterior pierde vigencia, aunque sigan siendo válidos los principios sobre los cuales se basaba esa sugerencia. En otras oportunidades hasta me he encontrado con cambios en el sistema que de hecho iban en contra de las sugerencias planteadas en el diseño.

Mi más ferviente consejo es que si uno se toma la molestia de diseñar las mejoras, entonces lo mejor es implementarlas cuanto antes. Dilatar la implementación implica retrabajos en el diseño o incluso la pérdida total de ese primer trabajo realizado. Además, es aconsejable que durante la implementación se involucre a quienes han hecho el diseño, para asegurarse que sea interpretado correctamente.