Operaciones para emprendedores: Procesos desde el día cero

Ante el dinamismo, la preocupación por un negocio en desarrollo o mismo debido a lo incipiente del proyecto, muchos emprendedores olvidan abordar el tema de los procesos. Por eso, mi más sano consejo es que desde el principio hay que trabajar sobre los procesos. ¿Cómo hacerlo?

No es lo mismo hablar de procesos para un emprendedor, para una pequeña empresa o para una multinacional. Varían muchas cosas, la primera de ellas el volumen de las transacciones y la cantidad de procesos. Analicemos ambas variables.

Cuando uno tiene un proceso que genera millones de transacciones, cada insignificante actividad está estudiada y formalizada. Sin embargo, a medida que la cantidad de transacciones baja, el proceso se torna más general y flexible. Incluso el más incipiente emprendedor puede desarrollar procesos para las cosas que va haciendo. No se trata de una secuencia de actividades claramente definida, peor sí de una serie de pasos, tal vez algo difusos, que es necesario pensar y estudiar.

Tomemos como ejemplo el pago a los proveedores. El emprendedor puede definir un listado de proveedores a los que se les pagará primero. Una vez que se haya asegurado el pago a estos proveedores clave, procede a pagarles a los demás. El pago lo realiza sólo cuando cuenta con el dinero en mano, o bien según la planificación de ingresos. Luego registra el pago en la planilla de cálculos donde lleva los flujos de fondos diarios.

En el ejemplo, se trata de un proceso muy sencillo, pero todos esos pasos se han determinado después de una reflexión sobre cuál es la mejor forma de operar. Es posible que para armarlo el emprendedor haya consultado con su grupo de personas cercanas o de confianza.

El emprendedor también tiene que tener disciplina operativa y seguir el proceso que ha desarrollado: esto último suele ser lo más difícil. Porque ante la primer presión las personas solemos apartarnos de los procesos. Imagino a un proveedor presionándolo para que pague y el emprendedor saca la chequera y le hace un cheque. Al romper con su propio proceso, puede entonces poner en riesgo su operación en el futuro cercano.

Por otro lado un emprendedor no tiene porque tener muchos procesos, basta con una docena. No es cuestión de obsesionarse y comenzar a burocratizar lo que no es necesario.

Cuando el negocio crece un poco, los procesos ayudan a delegar y a poder evaluar el trabajo de quienes nos ayudan con nuestro emprendimiento.

Los procesos tienen que estar presentes desde el primer día en cualquier organización. Sin procesos, corremos el riesgo de olvidar lo que aprendimos o de ignorar los consejos que nos dieron.