Sólo un programa articula las mejoras

Muchas organizaciones tienen proyectos de mejora de procesos o de mejora continua, pero pocas tienen programas. Un proyecto es una iniciativa única, puntual. Sin embargo el programa es una serie de proyectos que contribuyen a un fin similar. A diferencia del proyecto, que puede apuntar a mejorar una variable, el programa tiene un impacto más contundente en el resultado de la organización.

Para entender mejor el concepto de programa, tomemos un ejemplo: una empresa puede implementar un programa para la reducción del desperdicio. En este caso este programa puede estar compuesto por los siguiente proyectos: reducción del scrap en el proceso X, reducción del papel en los procesos administrativos, revisión de la política de inventarios y optimización del circuito de compras.

Los programas en cierta medida funcionan como un proyecto y por lo tanto aquello que es un factor de éxito para un proyecto, lo es también para un programa: metodología, medición del resultado y asignación de recursos humanos.

Es importante que el programa tenga un responsable cuya única función sea el diseño de los proyectos, el seguimiento de los mismos a un nivel general y el seguimiento del programa y sus resultados. A menos que se trate de una empresa muy grande, cuya escala justifique que haya un program manager, es recomendable que se tercerice este servicio. Este rol no requiere en general mucho tiempo, sino más bien el foco necesario. Por otro lado, es importante que quien ocupe este rol tenga la trayectoria y solidez necesarias para afrontar esta compleja tarea, por lo que se requiere alguien de nivel gerencial. Y tener un gerente sólo para esto es un lujo que muy pocas organizaciones se pueden dar. Habitualmente se le asigna el rol implicitamente a algún otro gerente, pero esto trae como consecuencia la falta de foco. Por eso es que yo recomiendo fuertemente que sea un externo quien tenga este rol. No hay que olvidarse que este es un rol más consultivo que operativo.

Es fundamental para que un programa tenga éxito que el program manager tenga acceso directo a los directivos de las organizaciones y que cuente con el aval explícito de su mayor responsable. De esta forma podrá intervenir con efectividad cuando los proyectos requieran cierto manejo político.

El program manager debe depender en general de manera directa del máximo responsable de la organización, porque los proyectos suelen involucrar a varias áreas y al estar fuera de la estructura puede actuar con la imparcialidad que corresponde.

Los programas son algo escaso en las organizaciones, porque requieren un nivel de coordinación y planificación que suele ser ajeno a la improvisación con la que suelen funcionar. Pero una organización que quiere actuar con profesionalismo no puede dejar de crear programas para alcanzar sus objetivos y articular así las mejoras que desea implementar.