No hay mejoras sin proyectos

Se suele hablar mucho de la mejora continua, pero poco de los proyectos de mejora. Una acción de mejora que no está enmarcada en un proyecto corre no sólo el riesgo de fracasar, sino el de sentar un precedente de que “acá no se puede hacer nada”. Por eso es importante estructurar las distintas mejoras productivas y de procesos en un proyecto.

Un proyecto tiene una determinada jerarquía que lo posiciona en la organización de una forma distinta. Es posible boicotear o ignorar una acción aislada, pero algo con el tenor de un proyecto es imposible de pasar por alto.

Pero no se trata sólo de una jerarquización, sino que existen metodologías para llevar adelante los proyectos que, si bien no garantizan el éxito, al menos nos aseguran que estamos haciendo las cosas bien. Sin embargo, hay que tener cuidado con todas estas metodologías, porque suelen ser bastante burocráticas y a veces hasta muy poco prácticas. Sin embargo se puede tomar cualquiera de ellas y adaptarlas a nuestra organización. Siempre es bueno que haya alguna metodología que nos guíe, pero sobre todo para que la organización en su conjunto comprenda lo que estamos haciendo.

Por otro lado, todo proyecto tendrá que cumplir con determinados requisitos. En el caso de un proyecto de mejora operativa o de procesos, la estructura de proyecto, además de ayudarnos a llevarlos desde el diseño a la implementación, nos ayuda también a medir el resultado, es decir a ponderar si esta iniciativa concretada rinde o no sus frutos. Parece trivial resaltarlo, pero son muchas las iniciativas que se van perdiendo en el tiempo y nadie logra entender si en definitiva se obtuvieron o no los resultados previstos.

Cualquiera sea el proyecto de mejora continua o de procesos es importante que haya un responsable del mismo. Sin responsable las cosas se pierden, se disipan. A veces incluso es bueno que algún externo esté a cargo del proyecto, si es que se trata de un proyecto importante, porque de esta forma se limitan los problemas políticos que pueda haber y se reducen las fricciones en la organización. Además hay un recurso dedicado enteramente a ese proyecto que no tiene injerencia alguna en otros temas, asegurando el foco necesario. La sugerencia para que se contrate un externo corre sobre todo para las organizaciones que tienen un bajo caudal de proyectos, porque de esta forma no tienen que tener a alguien que sólo trabaje cuatro de los doce meses del año.

Una buena iniciativa de mejora continua, operativa o de procesos, si no está enmarcada dentro de un esquema de proyecto que la jerarquice y le dé metodología puede terminar desapareciendo. Un responsable que se encargue del proyecto de principio a fin es el otro punto que contribuye enormemente al éxito del proyecto. En estos casos un externo siempre puede ayudar a aceitar las cuestiones organizacionales y a reducir los costos.