Prepararse para la mejora continua

Se suele creer que la capacitación está vinculada a la transmisión de conocimientos. Sin embargo, muchas veces los conocimientos están ya en la gente pero no están siendo articulados según las necesidades de nuestra organización. Por otro lado, la capacitación es también una forma de llamar la atención. Por esto es que si queremos implementar programas y proyectos de mejora continua, operativa o de procesos, la capacitación es un paso fundamental.

Si una organización tiene claro que su desempeño va a pasar por la mejora continua de sus operaciones y sus procesos, entonces tiene que dejarlo bien claro. A través de una capacitación masiva sobre la mejora continua, y en particular para todos los nuevos miembros, es una señal clara de su importancia. No tiene que ser una extensa jornada, basta con un par de horas, es sólo una señal, no un curso de extensión universitaria.

Las personas que forman la organización suelen tener los conceptos de mejora incorporados, por eso hay que buscar la forma de capitalizar este conocimiento. Una forma de hacerlo es mediante la práctica, forzando a cada sector a que presente planes de mejora. Recuerdo que en una compañía obligaban a las filiales a cumplir con objetivos de six sigma. El problema en este caso era que se trataba de una metodología tan compleja que sólo se podía aplicar a grandes proyectos. Por eso es importante que haya una metodología sencilla y adaptada a la organización, para que generar estos proyectos de mejora no sea una carga. Pero para que los actores involucrados en el proyecto o programa de mejora puedan llevar adelante los distintos pasos que requiera la metodología, por más sencilla que esta sea, requieren una capacitación ya más detallada.

Mejorar lo que ya existe requiere habilidades distintas que las necesarias para operar. Es por eso necesario que de vez en cuando se involucre a algún externo para darle ímpetu a este tipo de iniciativas. El externo trae conocimiento, ideas frescas y no está viciado. Con una o dos intervenciones por año debiera ser suficiente para que pueda ayudar a los miembros de la organización a desarrollar estas habilidades que requiere la mejora. En empresas muy grandes puede haber una persona que se dedique a esto, pero no es lo habitual, excepto para grandes multinacionales. Este externo puede ser un profesor universitario, un consultor u otro profesional apropiado.

La mejora continua, para ser exitosa, requiere de un esquema de capacitación. No sólo para que las personas de la organización desarrollen las habilidades necesarias y aprendan cómo implementar la metodología que usa la organización. La capacitación es también una forma de enviar una señal para todos, para que entiendan que en la organización la mejora es una prioridad.