Perderse en el detalle

Por una cuestión de perfil algunas personas tienden más a los detalles que otras. Incluso hay perfiles que llegan al límite de la obsesión. Como bien sabemos hoy, los perfiles no son ni buenos ni malos, sólo tienen que abocarse a la tarea correcta. La pregunta ahora es: al momento de definir nuestros procesos, ¿es necesario un elevado nivel de detalle?

Recordemos que los procesos no son un procedimientos, sino que es la forma en que se hacen las cosas. Los procesos se utilizan para analizar la operación y detectar aspectos generales de mejora. Es el nivel de intervención del área de procesos o de los consultores. Con el relevamiento de los procesos se registra la situación actual, para luego analizarla y desarrollar un plan de acción orientado a mejorar la operación.

Como siempre, el management no busca una perfección etérea, matemática, sino eminentemente práctica. Si funciona, entonces está bien. Y con esto de entender el nivel de detalle que necesitamos al momento de relevar los procesos sucede lo mismo. Si nos encontramos frente a una organización caótica, que no tiene nada documentado y que está dando los primeros pasos para ordenarse, entonces el relevamiento tiene que ser lo más general posible, focalizándose más entre las interacciones de los distintos procesos, antes que en los procesos mismos. Claro que en este caso, un gran detalle en el relevamiento nos permitirá encontrar cientos de mejoras... la mala noticia es que ninguna organización puede aplicar cientos de mejoras a la vez. Por eso será no sólo un trabajo perdido, sino que el equipo que se encargue de implementarlo se frustrará ante la tentativa de encarar algo de tamaña dimensión.

Yendo al otro extremo, en una organización formal y con todas sus actividades procedimentadas, el relevamiento debe tener mayor detalle, porque las mejoras sólo aparecerán cuando miremos cada actividad de cerca. En este caso, no es posible hacer un relevamiento de más de uno o dos procesos a la vez, por lo exhaustivo de la tarea. En este tipo de organizaciones estas mejoras de procesos están asociadas por lo general al aprendizaje que realiza la organización y no a una intervención del equipo de procesos o de un grupo de consultores.

El nivel de detalle al momento de relevar los procesos, como sucede generalmente en management, no una definición teórica, sino práctica. Definir este nivel depende pura y exclusivamente de la organización en la que se trabaja y del objetivo que se persigue. Lo importante, es no perderse en el detalle y hacer un trabajo que pueda ser aprovechado.

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