Perderse en el detalle
Por una cuestión de
perfil algunas personas tienden más a los detalles que otras.
Incluso hay perfiles que llegan al límite de la obsesión. Como bien
sabemos hoy, los perfiles no son ni buenos ni malos, sólo tienen que
abocarse a la tarea correcta. La pregunta ahora es: al momento de
definir nuestros procesos, ¿es necesario un elevado nivel de
detalle?
Recordemos que los
procesos no son un procedimientos, sino que es la forma en que se
hacen las cosas. Los procesos se utilizan para analizar la operación
y detectar aspectos generales de mejora. Es el nivel de intervención
del área de procesos o de los consultores. Con el relevamiento de
los procesos se registra la situación actual, para luego analizarla
y desarrollar un plan de acción orientado a mejorar la operación.
Como siempre, el
management no busca una perfección etérea, matemática, sino
eminentemente práctica. Si funciona, entonces está bien. Y con esto
de entender el nivel de detalle que necesitamos al momento de relevar
los procesos sucede lo mismo. Si nos encontramos frente a una
organización caótica, que no tiene nada documentado y que está
dando los primeros pasos para ordenarse, entonces el relevamiento
tiene que ser lo más general posible, focalizándose más entre las
interacciones de los distintos procesos, antes que en los procesos
mismos. Claro que en este caso, un gran detalle en el relevamiento
nos permitirá encontrar cientos de mejoras... la mala noticia es que
ninguna organización puede aplicar cientos de mejoras a la vez. Por
eso será no sólo un trabajo perdido, sino que el equipo que se
encargue de implementarlo se frustrará ante la tentativa de encarar
algo de tamaña dimensión.
Yendo al otro extremo, en
una organización formal y con todas sus actividades procedimentadas,
el relevamiento debe tener mayor detalle, porque las mejoras sólo
aparecerán cuando miremos cada actividad de cerca. En este caso, no
es posible hacer un relevamiento de más de uno o dos procesos a la
vez, por lo exhaustivo de la tarea. En este tipo de organizaciones
estas mejoras de procesos están asociadas por lo general al
aprendizaje que realiza la organización y no a una intervención del
equipo de procesos o de un grupo de consultores.
El nivel de detalle al
momento de relevar los procesos, como sucede generalmente en
management, no una definición teórica, sino práctica. Definir este
nivel depende pura y exclusivamente de la organización en la que se
trabaja y del objetivo que se persigue. Lo importante, es no perderse
en el detalle y hacer un trabajo que pueda ser aprovechado.
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