El business case como herramienta posible

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Después de haber denostado con tanta fuerza al business case, me pareció prudente dar algunas indicaciones para su buen uso, ya que es innegable que como herramienta tiene sus ventajas.

El primer punto y en consonancia con una de las principales debilidades de la aplicación práctica que se hace hoy de los business case, es que en estos sólo debe incluirse aquellos ahorros o ganancias reales. Es decir todo aquello que implique un egreso o ingreso real para la organización. La reasignación de recursos, mientras estos recursos sigan implicando una erogación, no pueden considerarse un ahorro.

Un típico ejemplo de esto último es el ahorro de espacio. Se puede ver en algunos business case el ahorro de metros cuadrados, porque no se asignarán más a determinado trabajo luego de esta inversión, sino que se ocuparán para otra cosa. En este caso, no hay un ahorro real, porque no se paga menos alquiler. Algunas voces pueden decir que al dejar ese espacio libre, se utiliza para una actividad más productiva... pues bien, en ese caso, esa nueva actividad más productiva debería ser un ingreso para el business case.

El segundo punto es que se debe hacer un seguimiento de estos ingresos/egresos que se han consignado en el business case. Pero los mismos deben demostrarse de forma real. Después de realizar la inversión la factura de teléfono, la de energía, los salarios, deben mostrar una disminución real. Si las facturas no reducen sus importes, entonces no hubo ahorro, sólo reasignación de costos.

Un último punto es asegurarse de volcar todo el riesgo en la tasa de descuento y no en los flujos. Se deben incluir incluso flujos de los cuales no se tiene absoluta certeza, para luego castigar el proyecto con una tasa mayor. Pero no al revés. El proyecto o la inversión deben estructurarse desde el punto de vista de las operaciones y no desde el punto de vista del riesgo. Para esto último está el área de finanzas, que nos dará la tasa que corresponde: no debemos anticiparnos.

Si son preparados con la debida prudencia y método los business case pueden resultar muy útiles, siempre acompañados de otras herramientas que soporten el proceso de toma de decisión. De lo contrario pueden llevar a la organización a invertir en los proyectos equivocados.

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