Procesos y Operaciones

Se suele creer que la capacitación está vinculada a la transmisión de conocimientos. Sin embargo, muchas veces los conocimientos están ya en la gente pero no están siendo articulados según las necesidades de nuestra organización. Por otro lado, la capacitación es también una forma de llamar la atención. Por esto es que si queremos implementar programas y proyectos de mejora continua, operativa o de procesos, la capacitación es un paso fundamental. Si una organización tiene claro que su desempeño va a pasar por la mejora continua de sus operaciones y sus procesos, entonces tiene que dejarlo bien claro. A través de una capacitación masiva sobre la mejora continua, y en particular para todos los nuevos miembros, es una señal clara de su importancia. No tiene que ser una extensa jornada, basta con un par de horas, es sólo una señal, no un curso de extensión universitaria. Las personas que forman la organización suelen tener los conceptos de mejora incorporados, por eso hay que...

Muchas organizaciones tienen proyectos de mejora de procesos o de mejora continua, pero pocas tienen programas. Un proyecto es una iniciativa única, puntual. Sin embargo el programa es una serie de proyectos que contribuyen a un fin similar. A diferencia del proyecto, que puede apuntar a mejorar una variable, el programa tiene un impacto más contundente en el resultado de la organización. Para entender mejor el concepto de programa, tomemos un ejemplo: una empresa puede implementar un programa para la reducción del desperdicio. En este caso este programa puede estar compuesto por los siguiente proyectos: reducción del scrap en el proceso X, reducción del papel en los procesos administrativos, revisión de la política de inventarios y optimización del circuito de compras. Los programas en cierta medida funcionan como un proyecto y por lo tanto aquello que es un factor de éxito para un proyecto, lo es también para un programa: metodología, medición del resultado y asignación ...

Se suele hablar mucho de la mejora continua, pero poco de los proyectos de mejora. Una acción de mejora que no está enmarcada en un proyecto corre no sólo el riesgo de fracasar, sino el de sentar un precedente de que “acá no se puede hacer nada”. Por eso es importante estructurar las distintas mejoras productivas y de procesos en un proyecto. Un proyecto tiene una determinada jerarquía que lo posiciona en la organización de una forma distinta. Es posible boicotear o ignorar una acción aislada, pero algo con el tenor de un proyecto es imposible de pasar por alto. Pero no se trata sólo de una jerarquización, sino que existen metodologías para llevar adelante los proyectos que, si bien no garantizan el éxito, al menos nos aseguran que estamos haciendo las cosas bien. Sin embargo, hay que tener cuidado con todas estas metodologías, porque suelen ser bastante burocráticas y a veces hasta muy poco prácticas. Sin embargo se puede tomar cualquiera de ellas y adaptarlas a nuestra o...

Creo que es un gran problema cuando los esfuerzo de mejora quedan en el diseño, lo cual, lamentablemente, es más frecuente de lo que uno cree. En este tipo de proyectos el diseño es algo relativamente rápido y por lo tanto económico, pero las organizaciones comienzan a dudar el momento de implementar estas mejoras, porque requiere una gran inversión en tiempo, esfuerzo y dinero. Pero quedarse en el diseño es también perderse de estos beneficios potenciales. Tomemos como ejemplo un proyecto de mejora de procesos: relevar los procesos y buscar las mejoras implica aproximadamente el 15% del tiempo total requerido, siendo el otro 85% dedicado a la implementación y control de resultados. Diseñar es relativamente “fácil”, porque sólo implica observar y documentar. Requiere poco tiempo y esfuerzo, por lo que también implica un costo accesible. Sin embargo, implementar significa modificar la forma en que la gente trabaja, crear nuevos reportes y sistemas de medición, modificar los...

Muchas empresas ya cuentan con alguna metodología para la mejora continua. Sin embargo que la misma sea un requisito de los sistemas de gestión en general, no significa que exista una metodología detrás. Aquí intentaremos responder hoy qué metodología se debe implementar para llevar adelante exitosamente la mejora continua en nuestra organización. Vale aclarar que tener una metodología es necesario, porque todo esfuerzo que no se sistematiza se termina disipando. Y la sistematización sólo se logra a través de una metodología que nos fuerce a estructurarnos y que finalmente materialice esta sistematización que tanto suele faltar. En el mercado existe una inmensa variedad de metodologías: están las más conocidas y las no tanto. En realidad todas ellas, si son metodologías serias, se basan en principios similares y para ser honestos no difieren demasiado una de otra. El concepto de mejora continua ya tiene sus años y si bien puede haber algunos cambios en conceptos específic...

Las operaciones tienen una función: materializar la propuesta de valor del negocio. Sin embargo, quienes están a cargo de las mismas o incluso a cargo del negocio se olvidan de este punto y trabajan para mejorar las operaciones, que no es lo mismo que materializar la propuesta de valor del negocio. Esta divergencia entre la propuesta de valor del negocio y las operaciones suele ponerse de manifiesto con frases como “hagamos esto para poder trabajar mejor” o bien “la operación necesita esto”. Son frases que indirectamente dan a entender la idea de que quienes están en las operaciones piensan más en cómo hacer para mejorarlas que en el cliente. La operación tiene que estar siempre alineada con la propuesta de valor, porque de lo contrario estaremos teniendo algún problema. Si la supera, estamos teniendo sobrecostos y si no alcanza a satisfacerla entonces perderemos a los clientes. Si nuestra estrategia de operaciones es de bajos costos, entonces nuestro esfuerzo tiene que es...

A veces nuestros clientes, sobre todo en las relaciones corporativas, se suelen llevar más valor del que inicialmente nos hemos comprometido a darles por el precio establecido. Entregas adicionales, extensiones del horizonte del proyecto, las disrupciones de las que hablé en la entrada anterior , etc. ¿Cómo hacemos para lidiar con esta situación? Muchas veces los comerciales tienen miedo de poner un freno a los avances de sus clientes. No actúan con firmeza, comprometiendo incluso la rentabilidad de la cuenta. Perder un cliente es, para un comercial, algo impensable, cuando en realidad deshacerse de un determinado cliente puede resultar muy beneficioso para la organización si es que no se logra cobrarle lo que se le tiene que cobrar. Claramente no se le puede cobrar lo mismo a un cliente que opera dentro de los parámetros de normalidad que a uno que continuamente nos demanda disrupciones. Un cliente que hace su pedido con antelación no puede pagar lo mismo que el que llam...

Estamos concentrados haciendo algo y entonces tenemos una interrupción. Atendemos la distracción, pero tenemos que volver a concentrarnos, y eso nos toma un tiempo. Porque la disrupción tiene un costo para nosotros: en este caso es tiempo. Pero en las organizaciones sucede lo mismo, salvo que el costo es en términos monetarios. Independientemente de que se trate o no de un diseño formal, existe en todas las organizaciones un diseño de operaciones. Hay una forma de hacer las cosas y las personas la siguen. A veces, en este diseño, se terminan entrometiendo intempestivas urgencias que generan una disrupción en el llano andar de las cosas. Un cliente que hace un pedido urgente, una orden de producción que debe hacerse fuera del plan, un viaje que se hace fuera del horario determinado, etc. Todas estas disrupciones las organizaciones las aceptan porque les permiten, o al menos eso creen, agregar más valor a sus clientes. Sin embargo, esta primera idea puede ser un poco traicionera...

En una primera aproximación esto es cierto: si tenemos buenos procesos y gracias a ellos hacemos las cosas mejor que los demás, entonces estos se convierten en una fuente de competitividad. La cuestión es hasta qué punto es sostenible esta situación. Asumamos que una organización logró desarrollar buenos procesos y que además son mejores que los de sus competidores. En general los procesos, salvando que sean procesos industriales muy bien custodiados, son conocidos por todos en una organización. De hecho, en la mayoría de los casos, están escritos. ¿Qué haría falta entonces para poder copiar un determinado proceso? Simplemente sacar una copias de la documentación y llevárselas a quien, dentro de la estructura del competidor, toma la decisión de realizar cambios. Bien, no es tan sencillo, porque en realidad para poder implementar un determinado procesos es necesario antes haber generado un entorno favorable a su desarrollo. Porque los procesos nacen en una determinada cult...

Cada costo adicional en el que incurrimos debe a su vez tener su contraparte en el valor percibido por el cliente, de lo contrario estaríamos incrementando los costos sin obtener ningún beneficios. Implementar y sostener un sistema de gestión es algo costoso. ¿Vale la pena hacerlo? Volviendo a la cuestión del valor, la única forma de justificar la implementación de un sistema de gestión, ya sea bajo las normas ISO o cualquier otra norma, es si nuestro cliente percibe un incremento de valor. Este incremento tiene que verse reflejado en un precio diferencial en relación a nuestros competidores, claro está. Sin embargo, en la mayoría de los casos, a menos que se trate de clientes corporativos o B2B, los clientes ni siquiera saben lo que es un sistema de gestión. Incluso para quienes lo sabemos, nos resulta irrelevante en la mayoría de los casos. No me imagino prefiriendo un supermercado a otro porque tenga la certificación ISO. En general los consumidores miramos muy poco este tip...

Se entiende por el término de “best practices” a la mejor forma de hacer una determinada cosa. La idea es que se busca esta mejor forma de hacer las cosas en cada sector y luego se va aplicando a distintas empresas. Pero pareciera que el concepto no es tan lineal: ¿son estas best practices algo bueno? Las empresas suelen decir, cuando quieren hablar del lugar al que quieren ir, que aspiran a aplicar best practices. Los consultores suelen sugerir a sus clientes que apliquen best practices. ¿Entienden de verdad lo que están diciendo? Cuando alguien sugiere que hay que aplicar “best practices” en una empresa está asumiendo dos cosas. La primera que hoy esa empresa está haciendo las cosas tan mal que ni siquiera es tan buena como sus competidores. Porque si estas “best practices” son tan conocidas, entonces los más capaces ya las han implementado y los que no lo hecho son evidentemente los más rezagados. Por lo que un proyecto de esta índole no es ni más ni menos que admitir q...

Esta confusión la he visto en empresas muy grandes, que hablan de profesionalizarse y entonces deciden contratar a personas con título universitario para hacer lo mismo que antes hacía alguien que no tenía dicho título. Yo creo que se trata en realidad de un desesperado intento de aparentar profesionalismo que, lamentablemente, no suele terminar bien. Hablemos de un ejemplo real sin dar nombres específicos. El banco A sólo emplea profesionales graduados como ejecutivos de cuenta de PyME. El banco B va seleccionando entre su gente más capaz que no tiene título universitario a quien ocupará el mismo puesto. Sin embargo esto no implica que el banco B sea más profesional que el banco A. Muchas empresas suelen tomar universitarios para realizar tareas que no requieren ningún tipo de calificación. ¿En cuántas empresas la gente del área contable son contadores o licenciados en administración? Sin embargo basta con que el supervisor del área sea un contador, no es necesario que q...

¿Cuál es la diferencia entre crítico, clave y estratégico? Puede parecer una discusión sutil, pero me parece por demás interesante y por eso decidí escribir un post sobre esto. Ya he escrito sobre los procesos críticos e hice una distinción entre críticos y estratégicos. Sin embargo el concepto de proceso clave ha irrumpido una vez en una discusión y me pareció importante hacer la aclaración. El proceso crítico es aquel que de fallar genera una disrupción importante. En el caso de las operaciones son los procesos que detienen a las operaciones o que su falla genera un costo inmenso. En una empresa que estampa piezas, el mantenimiento de las matrices es un proceso crítico, porque si falla, entonces las matrices son inutilizadas por un largo período de tiempo y no se pueden estampar las piezas solicitadas. El proceso clave es aquel que es fundamental para la propuesta de valor que plantea un determinado modelo de negocios. Es decir que si ese proceso falla no se puede ofrecer...

Se suele creer que la gestión del cambio abarca únicamente las áreas más “soft”, cuando en realidad la gestión del cambio debiera abarcar todo lo que necesitamos para implementar el cambio que ideamos. No debemos confundir un área dedicada a la gestión del cambio, con la gestión del cambio en sí misma. La función del área puede ser coordinar todos los esfuerzos de gestión del cambio, o tal vez asesorar a la dirección en lo concerniente a la gestión del cambios. Sin embargo para que pueda cumplir exitosamente su trabajo es necesario que intervengan otras áreas que aporten a esta temática tan compleja. En este último sentido los procesos sí son una parte de la gestión del cambio. Es posible que un cambio tenga como protagonistas a los procesos y su rediseño. Un ejemplo de esto sería una compañía que decide lanzar un canal online, que más allá de la herramienta informática necesitará rediseñar –o diseñar nuevos– procesos. Sin embargo otras veces el rediseño de los proce...

Si definimos los procesos como “la forma en que se hace una determinada cosa”, entonces todos lo cambios que una organización desea realizar impactan directamente sobres sus procesos. Esto parece una obviedad, pero generalmente se suele pasar por alto al momento de implementar el cambio. Esta definición general de “la forma en que se hace una determinada cosa” parece demasiado vaga e incluso puede recordar mucho a la definición de cultura organizacional. Sin embargo, mientras la cultura apunta a la generalidad de “las cosas”, los procesos apuntan a una “determinada cosa”. De más está decir que la cultura influencia los procesos. Si se busca implementar un cambio organizacional importante seguramente sea necesario realizar cambios en la cultura de la organización. Asumamos por un instante que se trabaja directamente sobre la cultura y que esta comienza a cambiar. Entonces, si como dijimos antes, la cultura influencia los procesos, el camino natural es que se comience a revi...

Muchas veces decir que el temor es un gran motivador parece perverso, pero no se trata de inventar fantasmas para asustar a las personas, sino de mostrarles la realidad. El temor, esto es tristemente cierto, es uno de los motivadores más poderosos que existen para generar el cambio en una organización. Puede ser el temor a perder el trabajo, el temor a no recibir un bono, el temor a perder las oportunidades de progreso, etc. Existen muchas cosas a las cuales les tememos y cuando el mecanismo se activa, somos capaces de cosas increíbles. En una situación de estabilidad absoluta, donde no se pueden tocar los privilegios de nadie, un sencillo cambio en un proceso será resistido hasta el final. Esto sucede generalmente en el estado. Porque las personas saben que no importa lo que hagan, siempre conservarán sus privilegios (es decir su trabajo y su sueldo). Sin embargo, cuando el temor es excesivo y se convierte en una certeza ineluctable, entonces las personas se desmotivan y ...

Cuando una organización tomó la decisión de realizar grandes cambios no basta con los esfuerzos internos, es necesario que algún externo se involucre en este cambio. Esto es conveniente tanto desde el punto de vista político como del conocimiento que trae este tercero. Si una organización quiere realizar un cambio importante implica que hasta el momento ha operado de una forma muy particular, lo que trae consigo una gran inercia que es necesario vencer. El primer fracaso es querer que las personas que condujeron la organización hasta ahora hagan el cambio radical que se necesita. Este nuevo líder para el cambio puede provenir de dentro de la estructura, pero deberá tener algunas cualidades muy especiales. Independientemente de que el líder del cambio provenga de dentro o fuera de la estructura de la empresa, tendrá que tomar medidas impopulares y que generarán un desgaste importante en la organización. Por otro lado, también deberá detectar los elementos que más se opongan...

Las personas hacemos algo repetidamente y se nos hace costumbre. Y estas costumbres en una organización no pueden cambiarse sólo con la voluntad de quienes la dirigen. Si bien hay una gran variedad de resortes para motivar el cambio, lo que no puede pasar es que esperemos a que el cambio se dé solo: es necesario gestionarlo. Asumiendo que el cambio ya comenzó y que se han activado los resortes necesarios para que ese cambio se produzca, ahora es necesario gestionar ese cambio. Muchas veces se confunde la gestión del cambio con la generación del cambio y ciertamente que no es lo mismo. La generación del cambio proviene de una decisión estratégica y pensada, o bien de una situación forzada por el entorno. En ambos casos es posible gestionar el cambio, aunque es en el primer caso en el que es posible planificar este cambio y utilizar todas las herramientas a nuestro alcance para gestionarlo. Dependiendo del tipo de cambio que se va a realizar esta gestión puede ir desde...

En todas las áreas, pero sobre todo en las operaciones, existen los agujeros negros. Yo defino de esta forma al momento en que ves que todos tus esfuerzos parecen en vano y no importa cuánto estés haciendo las cosas no mejoran. Es el momento en que solucionás un problema y aparecen dos. Los agujeros negros, evidentemente una situación por demás crítica, indican el momento previo al fracaso. Porque es una situación que no es sostenible. Tus esfuerzos son limitados y cuando los problemas superen tu capacidad de respuesta, entonces llegó el fin. El razonamiento lineal suele ser que es necesario asignar más recursos cuando los esfuerzos no alcanzan, pero esto rara vez suele funcionar. A menos que se trate de una cuestión eminentemente productiva, en donde el incremento en el volumen de producción implica un incremento en las necesidades de mano de obra, más recursos sólo suelen alimentar la voracidad del agujero negro. Mi mejor concejo es que se consulte a alguien externo...

Otro gran desafío que nos plantea la sustentabilidad es el reciclado. Si bien muchas operaciones tienen algún nivel de reciclado, no están aprovechándolo al máximo o bien el circuito de reciclado no es tan relevante como el del resto de los insumos. ¿Cómo afectará esto a las operaciones? El primer punto es el manejo del scrap. Los desperdicios en las operaciones pocas veces son recuperados. Esto obviamente está vinculado a la falta de incentivos económicos. Sin embargo el encarecimiento de la materia prima implicará que todo ese material descartado podrá ser reutilizado o reprocesado de alguna forma. Los nuevos procesos productivos cada vez harán más hincapié en esto. Por el otro tenemos que todo aquello que hoy es descartable lentamente dejará de serlo. Hoy el uso de cajas es extensivo, pero con el tiempo ser irá reemplazando por contenedores retornables. De hecho a nivel industrial esto es común. Pero los consumidores están acostumbrados a comprar y deshacerse del envase...

Hoy en día los bienes no son durables. Todo está diseñado para que dure un determinado ciclo, que por cierto lo cumple el bien en su conjunto y no sólo algunas de sus partes. Una vez transcurrido este ciclo se cambia el bien por uno nuevo. Sin embargo este esquema se torna obsoleto en un contexto de escasez de materias primas como el que comenzamos a transitar. ¿Cómo impacta esto en las operaciones? El hecho de que las cosas se diseñen para ser usadas y luego reemplazadas habla de un modelo de negocio basado en la venta de bienes. El encarecimiento de las materias primas y la creciente conciencia social irán volcando a las sociedades a un modelo de “reparar y volver a usar” en contraposición al modelo “usar y descartar” que tenemos hoy. Actualmente, por ejemplo, es muy costoso reparar un electrodoméstico, porque no están diseñados para ser reparados. Pero pronto las empresas comenzarán a ofrecer bienes que estén pensados para ser reparados, con el consiguiente ahorro de materiales...

Algo que muchas veces no logran comprender quienes lideran las empresas es que la sustentabilidad es un negocio en sí mismo. Porque ser sustentables nos ayuda a tener un mejor rendimiento económico. Un ejemplo claro de esto es la eficiencia. El precio de las materias primas es cada vez más alto y el contexto de escasez que se avecina en el mediano plazo indicaría que no se trata sólo de un ciclo económico. En esta nueva economía que surge después de la crisis del 2008 la reducción del uso de los materiales se irá tornando más y más una cuestión vital. Esta racionalización que impone el propio mercado termina forzando a las compañías a mejorar el uso que hacen de sus materiales para poder disminuir más y más los costos. Y este objetivo de ser más eficientes en el uso de los materiales es también un objetivo de la sustentabilidad. Uno de los temas centrales del desafío de la sustentabilidad es poder hacer más cosas con menos material, porque de esta forma reducimos el i...

Se está hablando cada vez más de sustentabilidad y en una organización el área que está más expuesta a la sustentabilidad es justamente el área de operaciones. Las otras partes de la organización poco tienen que ver con el concepto de sustentabilidad, sobre todo por el bajo impacto que tienen en este nivel. Si bien toda la organización puede y debe construir sobre la base de la sustentabilidad, la relevancia de las iniciativas que puede tener este concepto en la mayoría de ellas es mínimo. Tomemos como ejemplo el área de finanzas: seguramente podrá reducir el consumo de papel en un 90% y con esto contribuye enormemente al compromiso de la sustentabilidad. Pero en lo que se refiere al impacto ambiental es bajo. El área de recursos humanos puede contribuir con capacitaciones o eliminando la impresión de recibos de sueldo. Nuevamente el impacto de estas medidas es bajo, aunque suma desde el punto de vista del compromiso. Sin embargo las operaciones, dado su enorme volumen, c...

Las personas suelen hablar de manera genérica en lo que se refiere a mejora de procesos, sin especificar la dirección de esta mejora. Por eso es que yo sugiero utilizar el concepto de vector de mejora, para direccionar los esfuerzos apropiadamente. Un vector, en física, es una entidad que tiene una magnitud, una dirección y un sentido. El ejemplo más claro es el de una fuerza que se aplica sobre un objeto. Una vez definida la magnitud, es decir cuánta fuerza hago, es importante aclarar en que dirección se ejerce la fuerza. Porque depende de la dirección que tenga, hacia donde se moverá el objeto. Y por último está el sentido que complementa de alguna forma el concepto de dirección. Asociando esto a las mejoras operativas y de procesos, quiere decir que no basta con buscar mejoras, sino que las mismas deben realizarse en una determinada dirección. Por un lado, porque nuestros esfuerzos son limitados y por lo tanto deben aplicarse en aquellos puntos donde rindan mayores frutos. ...

¿Cómo elegir un sistema hoy? Se habla de los ERP más comunes, pero la verdad es que estos sólo solucionan una ínfima parte del problema, porque cada negocio requiere aplicaciones específicas, sobre todo para la gestión de las operaciones. Muchas veces el negocio comienza a analizar los sistemas que se ofrecen en el mercado y realiza una elección en función de variables un tanto difusas. Esto trae como consecuencia que la operación luego tiene que forzar sus procesos para adaptarse al sistema, lo cual termina aniquilando lo mejor del sistema y lo mejor del negocio, para dar como resultado una simbiosis algo mediocre. Los sistemas, digámoslo una vez más, son una herramienta para tener mejores procesos, pero los sistemas nunca son los procesos. Al momento de elegir un sistema es imprescindible tener previamente diseñados los procesos y a partir de esto, elegir cuál es la mejor herramienta para potenciar estos procesos. Esto implica que el área de procesos, o quien esté llevando...

La gente que hace los sistemas es especialista en sistemas y la gente que lleva adelante el negocio sabe cómo llevar adelante el negocio. Ni los que hacen los sistemas saben del negocio, ni los que llevan adelante el negocio saben de sistemas. ¿Cómo hacer entonces para que se articulen estas dos partes? Para esto es que se necesita el trabajo del área de procesos, que en el fondo funciona como una suerte de traductor. Cuando hablo del área de procesos me refiero a la función de procesos, que la puede estar cumpliendo un área específica, un área cuyo eje es otro o bien un tercero contratado para tal fin. Esta traducción que realiza el área de procesos implica comprender lo que hace el negocio, volcarlo a procesos que tengan sentido desde el negocio y luego transmitir estos procesos en un lenguaje que también tenga sentido para la gente que hace o configura los sistemas. Esto parece una tarea trivial y muchas veces se hace que el negocio interactúe directamente con quienes h...

Existe una confusión muy habitual entre sistemas y procesos. Se tiende a pensar que basta con implementar un sistema para tener procesos, cuando en realidad se trata de dos cosas completamente distintas. Un sistema informático es una herramienta que contribuye, siempre dentro de los procesos, a simplificar algunas tareas. Implementar un sistema para consecuentemente formalizar procesos es el equivalente a tomar un destornillador y luego aprontarse a hacer una reparación. ¿No es evidente que primero tenemos que analizar qué es lo que queremos reparar y luego seleccionar las herramientas? Esta confusión a la que hacía referencia al principio no es conceptual, porque todos entienden que los sistemas no son los procesos. Pero en la práctica se actúa de manera diferente, porque primero se selecciona el sistema y luego se desarrollan los procesos en función del sistema seleccionado. Lo que equivale a asumir que el sistema proveerá de procesos a la organización. El sistema info...

La capacitación es una necesidad cuando se trata de tener una operación que funcione y que lo haga a un costo aceptable. Es claro que contratar a personas altamente capacitadas, o bien capacitarlas luego de la contratación, es una inversión importante y por lo tanto debemos gestionar la capacitación apropiadamente. Las grandes empresas de ingeniería tienen muy claro esto, que toman ingenieros jóvenes e invierten en su entrenamiento tanto dinero que a veces les toma cuatro años recuperarlo. Muchas veces se asignan recursos innecesariamente, sobre todo en lo vinculado al costado soft, descuidando los aspectos más duros, asumiendo que las personas tienen conocimientos sobre su área de trabajo y las herramientas que más intensivamente usan, cuando en realidad no los tienen. Estos problemas se dan en general por la falta de formalización de los requerimientos de conocimientos, la sobreestimación de la experiencia previa y la informalidad del entrenamiento en el puesto de trabajo. ...

Las instituciones educativas, así como cualquier otro servicio de alta exposición, requieren operaciones diseñadas para contener a sus clientes. El modelo operativo de una institución educativa tiene, a grandes rasgos, los siguientes elementos: dictado de clases, atención al alumno, gestión de registros y gestión de instalaciones. Diseñar las operaciones apropiadamente en una institución educativa es crucial para asegurar que se cumple con los abundantes requerimientos legales y que se afrontará además las inspecciones del Ministerio de Educación sin sobresaltos. Dada la abundante normativa existente, formalizar las operaciones parece una redundancia. Sin embargo, la normativa no ofrece el detalle necesario para gestionar la operación. Por ejemplo, la normativa requiere un registro de la asistencia de los alumnos. La forma en que esto se hace, en qué momento, quién lo hace y cómo se gestiona el registro, es necesario diseñarlo al nivel de la operación. Por otro lado, aunqu...

Los modelos low-cost han hecho su entrada triunfal haca ya unos años. Han sabido detectar cuales eran aquellas cosas que el cliente no valora, las han eliminado, han bajado los costos y consecuentemente han podido ofrecer mejores precios. El análisis parece trivial, pero no lo es. Encontrar qué atributos realmente el cliente no valora, y que por lo tanto generan costos sin implicar mayor valor ofrecido, no es fácil. En el fondo todo agrega valor, la cuestión es si el valor que agrega excede el costo de ofrecerlo. Los modelos low-cost se basan en operaciones aceitadas y optimizadas, minimizando el costo de producción u operación. Estas empresas han, además, estudiado muy bien los atributos de los productos y/o servicios ofrecidos en el mercado y han detectado aquellos cuyo valor percibido por el cliente es menor al costo de ofrecerlos. Entonces han reducido prestaciones, haciendo el producto y/o servicio más atractivo para el cliente, ya que paga menos por casi el mismo valor p...

Se suele vivir la etapa de generación de la documentación como una instancia que no sólo es costosa, sino que demanda además un gran esfuerzo y que es percibida como un acto de inútil burocracia. Sin embargo la documentación es relevante para la organización y no sólo porque lo requiera alguna norma o marco regulatorio. En primer lugar, la documentación establece las cosas. Porque, al menos en la cultura occidental, hasta que las cosas no están escritas nos sentimos con más libertad para modificarlas. Entonces si hay un proceso o una directiva no escritos, estos pueden ir mutando en el tiempo sin los respectivos controles sobre estos cambios. Una vez fui a relevar un proceso y después de la primera reunión con el cliente armé un flujograma y tuve una nueva reunión de validación. En esta segunda reunión mientras le explicaba lo que había relevado la vez anterior me dice que una parte central del proceso no es correcta. Yo buscaba en mis apuntes, para corroborar la información, hasta...

Me he encontrado que en general existen grandes dudas sobre la diferencia entre estos conceptos, lo cual suele confundir a las personas y en muchos casos genera documentación innecesaria y hasta desconfianza hacia las áreas de procesos. Un proceso es la forma en la que se hacen las cosas. El proceso de facturación es la forma en que se factura. Los procesos están compuestos por actividades. Por ejemplo, emitir la factura es una actividad. El proceso no es un documento, sino que es un concepto abstracto. Un procedimiento es un documento que explica cómo se debe operar. Es decir que quien realiza una tarea determinada puede tener un procedimiento que le indique cómo debe hacer las cosas. El nivel de detalle del procedimiento depende de los requerimientos que tenga la operación. Es importante resaltar que complementando al procedimiento se encuentra la “instrucción” o “protocolo de trabajo”. Estos últimos documentos son mucho más precisos y detallados que los procedimientos y hac...

Me he encontrado en mi vida profesional con situaciones en las que se desea reducir costos y entonces se comienza por hacer recortes en cuestiones que hacen a la continuidad de la operación, es decir que por reducir el costo se termina socavando la operación y por lo tanto el negocio. Esto parece algo absurdo, pero sucede. Antes de proseguir con esta discusión entendamos qué son lo que yo aquí estoy llamando los requerimientos de una operación. Mis padres tienen una vinoteca en el centro de Buenos Aires. Hay cuestiones básicas que hacen a su funcionamiento y que es inevitable sostener: no pueden tener abierto el negocio si no prenden las luces, por ejemplo. Nunca podrían reducir los costos apagando todas las luces. Entonces la iluminación es un requerimiento de la operación, es decir que la operación no puede funcionar sin eso. Otro ejemplo, continuando con la vinoteca de mis padres son las estanterías donde colocan los productos o incluso el empleado que repone la mercadería. Tod...

Hay muchas formas de definir la estrategia de operaciones, pero un modelo que yo creo es interesante es el de las 4V: volumen, variedad, variación (en la demanda), visibilidad. Este modelo define la estrategia sobre la base de estas cuatro variables, valorando cada una de ellas como alta o baja. Estas cuatro variables no vienen definidas por la operación sino por el modelo de negocios y la operación simplemente las analiza para poder diseñarse de una forma coherente con dicho modelo de negocios y poder así entregar los resultados necesarios. Pero antes de proseguir con esta discusión veamos un poco qué son estas variables. El volumen define mucho de la operación. No es lo mismo diseñar una operación de alto volumen que una operación de bajo volumen. Sobre todo por el foco que implica para la misma. Cuanto mayor sea el volumen, mayores son los desafíos, incrementándose además la intensidad del uso de los recursos. Pero implica además la utilización de diferentes técnicas de est...

Siempre nos parece vital la trinchera que defendemos, es parte de nuestra naturaleza. Pero en una organización no podemos permitirnos que esta creencia comprensible y natural determine la forma en que se asignan los recursos. Por eso es fundamental comprender cuáles son los procesos críticos de un modelo de operaciones, para asegurarse que están bajo control. Los procesos que podemos calificar como críticos son aquellos que de alguna forma hacen que nuestro negocio siga funcionando. Distingamos aquí entre procesos estratégicos y críticos. Los estratégicos son los que hacen que nuestro modelo de negocios exista. Un ejemplo de proceso estratégico es el de investigación y desarrollo para una empresa tecnológica. Sin embargo, ese proceso no es crítico, porque el negocio puede seguir funcionando a pesar de que la gente de investigación y desarrollo desaparezca por un día o incluso una semana. El concepto de criticidad está vinculado a la operación y no necesariamente al largo plazo. ...

Las operaciones son una parte fundamental de cualquier negocio y por eso se hace imperativo estudiarlas apropiadamente. Si nos atenemos a la definición de operaciones que di en aquella entrada allá por agosto del año pasado, estas son todas aquellas tareas, actividades o procesos cuya finalidad es producir y hacer disponible el bien o servicio para el cliente. Y el modelo operativo es justamente la forma en que funcionan las operaciones. Es como si me presentaran un dispositivo, digamos una radio. Una cosa es un plano detallado del aparato y otra muy distinta un esquema de funcionamiento, que me explica sus principios y sus características. Esto último es el equivalente del modelo operativo (MO). Generalmente en el MO se incluye a los procesos o grupos de procesos que son parte de las operaciones. El diseño del mismo debe ser preciso y sintético, representado generalmente a través de una gráfica que también hace a su comprensión y diseño. El MO es una herramienta conc...