Los sistemas no son los procesos

Existe una confusión muy habitual entre sistemas y procesos. Se tiende a pensar que basta con implementar un sistema para tener procesos, cuando en realidad se trata de dos cosas completamente distintas.

Un sistema informático es una herramienta que contribuye, siempre dentro de los procesos, a simplificar algunas tareas. Implementar un sistema para consecuentemente formalizar procesos es el equivalente a tomar un destornillador y luego aprontarse a hacer una reparación. ¿No es evidente que primero tenemos que analizar qué es lo que queremos reparar y luego seleccionar las herramientas?

Esta confusión a la que hacía referencia al principio no es conceptual, porque todos entienden que los sistemas no son los procesos. Pero en la práctica se actúa de manera diferente, porque primero se selecciona el sistema y luego se desarrollan los procesos en función del sistema seleccionado. Lo que equivale a asumir que el sistema proveerá de procesos a la organización.

El sistema informático sólo contempla una parte del proceso al que afecta, hay muy pocos sistemas que incluyen al proceso de punta a punta. En general, incluso en aquellos sistemas denominados “world class”, sólo el registro del resultado del proceso se realiza dentro del sistema. El resto de las actividades se hacen por fuera con información que sale del sistema y se procesa con planillas de cálculo u otras herramientas. Están además los procesos de decisión, que no están incluidos dentro del sistema, sino que generalmente se operan por fuera.

Por eso el diseño del proceso no puede ser nunca reemplazado por un sistema, sino que dicho diseño debe incluir el detalle de todas las herramientas que se necesita para soportarlo y hacerlo viable.