Procesos y Operaciones

Comencemos por repetir un concepto clave: los procesos no son los sistemas. Esto, que parece tan evidente y que todos comprenden perfectamente, terminan por contradecirlo la mayoría de las organizaciones cuando vemos la forma en que hacen las cosas. Generalmente se toma la decisión de implementar un sistema sin hacer ningún análisis previo. Cuando se detectan algunos problemas de control se corre desesperadamente hacia un costoso sistema world class , sin siquiera hacer antes un diagnóstico detallado. A veces resulta inverosímil que empresas que cuidan hasta el último centavo son tan proclives a implementar costosos sistemas. Se prepara un detallado y convincente business case, se hace informes que justifican la implementación del sistema, pero casi nunca se hace un diagnóstico objetivo de la realidad, que pueda determinar qué es lo que hay que hacer para solucionar los problemas existentes. Antes de poder definir el sistema, es necesario definir los procesos, porque es la...

¿Cómo elegir un sistema hoy? Se habla de los ERP más comunes, pero la verdad es que estos sólo solucionan una ínfima parte del problema, porque cada negocio requiere aplicaciones específicas, sobre todo para la gestión de las operaciones. Muchas veces el negocio comienza a analizar los sistemas que se ofrecen en el mercado y realiza una elección en función de variables un tanto difusas. Esto trae como consecuencia que la operación luego tiene que forzar sus procesos para adaptarse al sistema, lo cual termina aniquilando lo mejor del sistema y lo mejor del negocio, para dar como resultado una simbiosis algo mediocre. Los sistemas, digámoslo una vez más, son una herramienta para tener mejores procesos, pero los sistemas nunca son los procesos. Al momento de elegir un sistema es imprescindible tener previamente diseñados los procesos y a partir de esto, elegir cuál es la mejor herramienta para potenciar estos procesos. Esto implica que el área de procesos, o quien esté llevando...

La gente que hace los sistemas es especialista en sistemas y la gente que lleva adelante el negocio sabe cómo llevar adelante el negocio. Ni los que hacen los sistemas saben del negocio, ni los que llevan adelante el negocio saben de sistemas. ¿Cómo hacer entonces para que se articulen estas dos partes? Para esto es que se necesita el trabajo del área de procesos, que en el fondo funciona como una suerte de traductor. Cuando hablo del área de procesos me refiero a la función de procesos, que la puede estar cumpliendo un área específica, un área cuyo eje es otro o bien un tercero contratado para tal fin. Esta traducción que realiza el área de procesos implica comprender lo que hace el negocio, volcarlo a procesos que tengan sentido desde el negocio y luego transmitir estos procesos en un lenguaje que también tenga sentido para la gente que hace o configura los sistemas. Esto parece una tarea trivial y muchas veces se hace que el negocio interactúe directamente con quienes h...

Existe una confusión muy habitual entre sistemas y procesos. Se tiende a pensar que basta con implementar un sistema para tener procesos, cuando en realidad se trata de dos cosas completamente distintas. Un sistema informático es una herramienta que contribuye, siempre dentro de los procesos, a simplificar algunas tareas. Implementar un sistema para consecuentemente formalizar procesos es el equivalente a tomar un destornillador y luego aprontarse a hacer una reparación. ¿No es evidente que primero tenemos que analizar qué es lo que queremos reparar y luego seleccionar las herramientas? Esta confusión a la que hacía referencia al principio no es conceptual, porque todos entienden que los sistemas no son los procesos. Pero en la práctica se actúa de manera diferente, porque primero se selecciona el sistema y luego se desarrollan los procesos en función del sistema seleccionado. Lo que equivale a asumir que el sistema proveerá de procesos a la organización. El sistema info...