Procesos y Operaciones

El concepto de mejora continua o de mejora, es una cuestión que fue puesta en el candelero por los movimientos de calidad. Sin embargo, es un concepto muy amplio y que cobra mayor sentido aun en un mundo que cambia constantemente: porque nunca se llega al punto óptimo, siempre es necesario mejorar. Pero estas mejoras no pueden hacerse de manera desestructurada y aislada si se busca un cambio duradero, real y de alto impacto. El primer paso es la capacitación que debe darse a los miembros de una organización para que comprendan la importancia de la mejora continua. Esta capacitación no es sólo una cuestión de impartir conocimiento, sino mas bien de alineación. Seguramente muchos de los que trabajan en nuestra organización tienen conocimientos de sobra sobre los principios de la mejora continua y de lo que es la mejora en general. Sin embargo esta capacitación es también una forma de señalar la importancia que tiene esta cuestión para la organización. Luego hay que impl

El cambio hay que gestionarlo: esto es casi un axioma. Hay muchas voces en contra de esta cuestión fundamental, pero yo sigo inclinándome por creer que todo cambio puede ser gestionado. Partiendo de la base que toda transformación en una organización implica que las cosas se hagan de otra forma, queda claro que los procesos pasan a ser una cuestión central de la gestión del cambio. No existen los cambios de procesos per se , sino que estos surgen como una forma de canalizar el cambio en otros aspectos de la organización. Si dicha organización decide reducir sus costos de operación a través de la inclusión de nuevas tecnologías productivas, entonces los procesos van a cambiar, porque la forma de producir impacta en los procesos. Si una organización detecta que la cultura organizacional es perjudicial a sus objetivos, transformarla entonces impactará en los procesos, porque es cambiar la forma en que se hacen las cosas, que en definitiva es en última instancia cambiar los procesos

Comencemos por repetir un concepto clave: los procesos no son los sistemas. Esto, que parece tan evidente y que todos comprenden perfectamente, terminan por contradecirlo la mayoría de las organizaciones cuando vemos la forma en que hacen las cosas. Generalmente se toma la decisión de implementar un sistema sin hacer ningún análisis previo. Cuando se detectan algunos problemas de control se corre desesperadamente hacia un costoso sistema world class , sin siquiera hacer antes un diagnóstico detallado. A veces resulta inverosímil que empresas que cuidan hasta el último centavo son tan proclives a implementar costosos sistemas. Se prepara un detallado y convincente business case, se hace informes que justifican la implementación del sistema, pero casi nunca se hace un diagnóstico objetivo de la realidad, que pueda determinar qué es lo que hay que hacer para solucionar los problemas existentes. Antes de poder definir el sistema, es necesario definir los procesos, porque es la

El tema de la sustentabilidad sigue estando en boca de todos y las organizaciones cada vez más están orientando sus esfuerzos hacia este concepto. Es por esto que decidí traer esta discusión sobre la sustentabilidad a este blog. Las operaciones es un área más dentro de la organización, pero es aquella que más contundentemente puede contribuir en el camino de la sustentabilidad. No es una cuestión de pretensión, sino de volumen. En cualquier organización racionalmente armada el área de operaciones es la más voluminosa. Nuestro mundo está cambiando y estos cambios, que apuntan muchas veces en el sentido de la sustentabilidad, tienen un impacto directo en las operaciones. Repasemos algunos cambios que se van dando lentamente y que terminarán transformando el diseño de las operaciones. Las exigencias en los resultados llevan a las empresas a buscar siempre la forma de reducir sus costos. Por eso, trabajar con eficiencia es siempre una forma de cumplir con este objetivo

Se suele creer que la capacitación está vinculada a la transmisión de conocimientos. Sin embargo, muchas veces los conocimientos están ya en la gente pero no están siendo articulados según las necesidades de nuestra organización. Por otro lado, la capacitación es también una forma de llamar la atención. Por esto es que si queremos implementar programas y proyectos de mejora continua, operativa o de procesos, la capacitación es un paso fundamental. Si una organización tiene claro que su desempeño va a pasar por la mejora continua de sus operaciones y sus procesos, entonces tiene que dejarlo bien claro. A través de una capacitación masiva sobre la mejora continua, y en particular para todos los nuevos miembros, es una señal clara de su importancia. No tiene que ser una extensa jornada, basta con un par de horas, es sólo una señal, no un curso de extensión universitaria. Las personas que forman la organización suelen tener los conceptos de mejora incorporados, por eso hay que

Muchas organizaciones tienen proyectos de mejora de procesos o de mejora continua, pero pocas tienen programas. Un proyecto es una iniciativa única, puntual. Sin embargo el programa es una serie de proyectos que contribuyen a un fin similar. A diferencia del proyecto, que puede apuntar a mejorar una variable, el programa tiene un impacto más contundente en el resultado de la organización. Para entender mejor el concepto de programa, tomemos un ejemplo: una empresa puede implementar un programa para la reducción del desperdicio. En este caso este programa puede estar compuesto por los siguiente proyectos: reducción del scrap en el proceso X, reducción del papel en los procesos administrativos, revisión de la política de inventarios y optimización del circuito de compras. Los programas en cierta medida funcionan como un proyecto y por lo tanto aquello que es un factor de éxito para un proyecto, lo es también para un programa: metodología, medición del resultado y asignación

Se suele hablar mucho de la mejora continua, pero poco de los proyectos de mejora. Una acción de mejora que no está enmarcada en un proyecto corre no sólo el riesgo de fracasar, sino el de sentar un precedente de que “acá no se puede hacer nada”. Por eso es importante estructurar las distintas mejoras productivas y de procesos en un proyecto. Un proyecto tiene una determinada jerarquía que lo posiciona en la organización de una forma distinta. Es posible boicotear o ignorar una acción aislada, pero algo con el tenor de un proyecto es imposible de pasar por alto. Pero no se trata sólo de una jerarquización, sino que existen metodologías para llevar adelante los proyectos que, si bien no garantizan el éxito, al menos nos aseguran que estamos haciendo las cosas bien. Sin embargo, hay que tener cuidado con todas estas metodologías, porque suelen ser bastante burocráticas y a veces hasta muy poco prácticas. Sin embargo se puede tomar cualquiera de ellas y adaptarlas a nuestra o